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Comment faire un reporting commercial efficace ?
Aucune entreprise ne peut piloter l’activité et analyser la performance commerciale sans un tableau de bord. Le reporting commercial est l’un des piliers de cette performance, puisqu’il contient une véritable mine d’informations pour l’entreprise. Ainsi, grâce à cet outil, l’entreprise peut aisément :
- calculer son atterrissage hebdomadaire, mensuel, trimestriel… ;
- valider ou ajuster sa stratégie et/ou son management ;
- avoir une connaissance prospects et clients ainsi qu’une connaissance des différents secteurs couverts par l’entreprise.
S’il est une mine d’informations, son rôle n’est cependant pas d’espionner les commerciaux. Alors, quelles données suivre et comment les exploiter ?
Quelles données choisir pour un reporting commercial pertinent ?
Un bon reporting commercial est toujours en lien avec la stratégie et les objectifs de l’entreprise. S’il est le principal outil de pilotage du service commercial, il est également nécessaire pour les autres services de l’entreprise.
Aussi, on y trouvera des indicateurs commerciaux indispensables comme : le chiffre d’affaires, le nombre de ventes généré ou encore le nombre de nouveaux clients...
D’autres indicateurs plus en lien avec la stratégie peuvent apparaître. Le reporting est avant tout au service de la performance commerciale. Cependant, il est également utile aux différentes Directions de l’entreprise. On peut donc y retrouver des données comme : le taux de conversion (ou taux de transformation), le panier moyen par client, le pourcentage atteint de l’objectif…
Il n’est pas envisageable de seulement prendre connaissance de ces données, il est indispensable de les analyser. Généralement, les indicateurs clés de performance (KPI) seront lus de manière globale. Toutefois, une analyse par secteurs, commerciaux ou produits peut être judicieuse, notamment si l’entreprise a pour objectif de développer ses ventes sur un secteur en particulier. Si les résultats permettent d’identifier un retard dans les ventes, l’analyse peut alors établir des actions ciblées au service des commerciaux.
L’une des préoccupations des entreprises aujourd’hui est de conserver leurs clients. Or, la fidélisation client passe avant tout par l’expérience utilisateur. Qui mieux que la force de vente pour remonter de telles informations ?
Sélectionner les bons outils pour votre reporting commercial
Le reporting commercial est souvent perçu comme une contrainte, voire comme un outil de surveillance par les commerciaux. Pour les managers, analyser et réaliser les rapports d’activité de l’équipe reste une tâche chronophage qui demande beaucoup trop de temps. Le rôle du reporting est d’accompagner l’entreprise vers la réalisation des objectifs fixés.
Pour ce faire, il est essentiel que les commerciaux consacrent la majorité de leur temps à vendre ; pour les managers, suivre et accompagner leur équipe doit être leur principale mission. C’est en partie pour ces raisons que le reporting commercial doit être simple et facile d’utilisation. Ainsi, l’adoption de l’outil est plus simple.
La force de vente n’est pas la seule concernée par ce besoin de simplicité. En effet, si le reporting commercial est principalement constitué de chiffres et combiné avec d’autres reportings de l’entreprise, il sera difficile de capter l’attention des collaborateurs avec un tel support. Il convient donc de sélectionner les KPIs et les outils qui permettront d’exploiter ces sources de données rapidement et de les rendre accessibles à tous grâce à une meilleure visualisation.
Utiliser un tableur Excel, par exemple, peut vite montrer ses limites. Excel est un outil puissant pour gérer des données, les analyser et les rendre accessibles visuellement au plus grand nombre. Toutefois, il est impensable d’imaginer gérer une base de données d’une centaine de clients (trois fois plus de prospects), alimentée par une dizaine de commerciaux et exploitée par plusieurs services.
Une fois les données du reporting commercial ajoutées, leur saisie et leur compréhension risquent d’être compliquées. Nous ne parlerons pas ici du risque d’erreurs qui devient bien plus important. Il convient alors de passer sur des outils plus puissants, tels qu’un CRM (Customer Relationship Management) ou un outil d’analyse des données.
À cela nous vous conseillons d’intégrer la « business intelligence », aussi appelée informatique décisionnelle. Nous l’avons vu, le reporting commercial est consulté par plusieurs acteurs de l’entreprise. Il peut être repris par ces mêmes services dans le but de combiner les données brutes et en ressortir de l’information pertinente. Intégrer la business intelligence, c’est faciliter la prise de décision selon les différentes sources de l’entreprise. C’est également permettre à l’entreprise de réaliser une prévision de ses ventes.
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Un reporting commercial simple et efficace pour tous
La collecte de données, qu’elle soit directement liée aux performances des ventes ou aux actions marketing, est indispensable pour piloter l’entreprise et prendre les bonnes décisions. Bien choisir les indicateurs d’un reporting commercial, c’est augmenter les chances d’atteindre les objectifs commerciaux de l’entreprise, ce, grâce à un pilotage de l’activité adapté aux besoins de l’équipe commerciale et des KPIs en phase avec les objectifs de l’entreprise.
Si la donnée brute est chiffrée, il convient qu’elle soit accessible à tous les destinataires. Pour cela, le reporting est présenté sous forme de tableau, mais également avec des graphiques.
Enfin, le temps de chacun des collaborateurs de l’entreprise est précieux. Si Excel reste un très bon outil d’analyse, il est bon de privilégier des outils permettant le traitement de données issues de plusieurs sources et d’automatiser les actions autant que possible.
La Ryax Team.